Jadwal kerja adalah rencana yang menunjukkan kapan dan apa yang harus dikerjakan oleh karyawan dalam waktu tertentu. Jadwal kerja yang teratur dan terpantau dengan baik dapat membantu karyawan untuk:
- Memahami apa yang dapat dicapai dengan waktu yang tersedia.
- Memastikan ada waktu yang cukup untuk tugas-tugas penting.
- Menambahkan waktu cadangan untuk menghadapi hal-hal yang tidak terduga dan gangguan.
- Menghindari mengambil pekerjaan lebih dari yang dapat ditangani.
- Bekerja secara konsisten menuju tujuan pribadi dan karier.
- Memiliki waktu yang cukup untuk keluarga dan teman, olahraga, dan hobi.
- Mencapai keseimbangan antara kerja dan kehidupan.
Waktu adalah sumber daya yang tidak dapat kita beli, tetapi kita sering menyia-nyiakannya atau menggunakannya secara tidak efektif. Menjadwalkan waktu dengan baik dapat membantu kita berpikir tentang apa yang ingin kita capai dalam sehari, sepekan, atau sebulan, dan menjaga kita tetap fokus pada tujuan kita.
Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda lakukan untuk membuat jadwal kerja yang teratur dan terpantau dengan baik:
1. Tentukan jam kerja inti dan rentang waktu
Jam kerja inti adalah waktu utama ketika bisnis membutuhkan seluruh stafnya selama hari kerja. Rentang waktu adalah kisaran jam di mana Anda dapat mengizinkan jadwal yang fleksibel. Rentang waktu dapat bervariasi tergantung pada hari libur, hari dalam seminggu, atau akhir pekan atau mungkin sama setiap hari.
Misalnya, jam kerja inti perusahaan Anda mungkin 9 sampai 5 karena itu adalah jam di mana Anda berinteraksi dengan klien. Rentang waktu harian Anda mungkin berkisar dari 7 pagi sampai 6 sore karena masih ada pekerjaan mendesak di luar jam kerja inti.
2. Buat jadwal fleksibel harian
Jadwal fleksibel harian mirip dengan jadwal fleksibel biasa di mana karyawan dapat memilih jam kerjanya selama jam kerja inti memiliki tenaga kerja yang cukup. Perbedaannya adalah bahwa karyawan dapat mengubah waktu mulai dan berhenti mereka setiap hari sambil tetap menyelesaikan jumlah jam yang sama setiap minggu.
Untuk menggunakan bentuk penjadwalan ini, tetapkan setiap karyawan jadwal fleksibel reguler dan kemudian lakukan penyesuaian setelah karyawan selesai bekerja setiap hari. Karyawan mungkin memilih untuk bekerja tanpa istirahat siang di bawah pengaturan ini untuk pulang lebih awal atau datang lebih terlambat keesokan harinya.
3. Tetapkan minggu kerja terkompresi
Minggu kerja terkompresi adalah jenis jadwal fleksibel yang memungkinkan karyawan bekerja 40 jam dalam beberapa hari. Minggu kerja terkompresi standar memiliki karyawan bekerja empat hari 10 jam dengan istirahat makan siang reguler. Opsi serupa adalah jadwal fleksibel 4×5, yang memiliki karyawan bergantian antara bekerja empat hari satu minggu dan lima minggu berikutnya.
Jadwal 4×5 adalah pilihan yang baik untuk beberapa karyawan karena memberi mereka akhir pekan tiga hari beberapa kali dalam sebulan. Ini juga memungkinkan mereka menjadwalkan janji dokter dan dokter gigi tanpa perlu mengambil cuti kerja.
4. Gunakan perangkat lunak penjadwalan
Perangkat lunak penjadwalan adalah alat yang dapat membantu Anda membuat, memperbarui, dan memantau jadwal kerja Anda dengan mudah. Anda dapat menggunakan pena dan kertas, mengatur waktu Anda menggunakan perencana mingguan. (Klik di sini untuk template perencana yang dapat diunduh secara gratis untuk memulai.) Anda juga dapat menggunakan aplikasi dan perangkat lunak seperti Google Calendar®, MS Outlook®, dan Canva.
Hal terpenting saat memilih perencana Anda adalah bahwa ia memungkinkan Anda memasukkan data dengan mudah, dan memungkinkan Anda melihat rentang waktu yang sesuai (hari / minggu / bulan) dengan tingkat detail yang Anda butuhkan. 1
Setelah Anda memutuskan alat mana yang ingin Anda gunakan, siapkan jadwal Anda dengan cara berikut:
- Tentukan waktu yang ingin Anda sediakan untuk pekerjaan Anda.
- Blokir tugas-tugas penting yang harus Anda lakukan untuk berhasil dalam pekerjaan Anda.
- Jadwalkan tugas-tugas mendesak berprioritas tinggi dan aktivitas “rumah tangga” penting.
- Blokir waktu kontingensi yang sesuai untuk menangani peristiwa dan gangguan yang tidak terduga.
- Jadwalkan aktivitas yang menangani prioritas dan tujuan pribadi Anda dalam waktu yang tersisa.
5. Lakukan evaluasi dan penyesuaian
Setelah membuat jadwal kerja, penting untuk mengevaluasi apakah jadwal tersebut efektif dan sesuai dengan kebutuhan bisnis dan karyawan. Anda dapat melakukan hal berikut untuk melakukan evaluasi:
- Mintalah umpan balik dari karyawan tentang jadwal mereka. Apakah mereka merasa nyaman dengan jam kerja mereka? Apakah mereka memiliki masalah dengan keseimbangan kerja dan kehidupan? Apakah mereka memiliki saran untuk meningkatkan jadwal?
- Periksa kinerja karyawan berdasarkan jadwal mereka. Apakah mereka menyelesaikan tugas-tugas mereka tepat waktu? Apakah mereka menghasilkan pekerjaan berkualitas? Apakah mereka bekerja sama dengan baik dengan rekan kerja?
- Bandingkan jadwal kerja dengan tujuan bisnis. Apakah jadwal tersebut mendukung produktivitas, efisiensi, dan layanan pelanggan? Apakah jadwal tersebut sesuai dengan anggaran dan sumber daya? Apakah jadwal tersebut memenuhi persyaratan hukum dan industri?
Jika Anda menemukan bahwa jadwal kerja tidak optimal atau ada ruang untuk perbaikan, lakukan penyesuaian yang diperlukan. Misalnya, Anda mungkin perlu mengubah jam kerja inti atau rentang waktu, menambah atau mengurangi jumlah karyawan dalam setiap shift, atau memberikan opsi jadwal fleksibel kepada karyawan tertentu.
Dengan membuat jadwal kerja yang teratur dan terpantau dengan baik, Anda dapat meningkatkan kesejahteraan karyawan, motivasi, dan loyalitas. Anda juga dapat meningkatkan hasil bisnis, seperti pendapatan, kepuasan pelanggan, dan reputasi. Jadwal kerja yang baik adalah salah satu faktor kunci dalam mencapai kesuksesan dalam dunia kerja modern.